Rimborso dell'IVA assolta nel 2025 in altri Stati UE: istanza entro il 30 settembre

I soggetti passivi stabiliti in Italia che nel corso del 2025 hanno sostenuto costi in altri Stati membri dell'Unione europea, con addebito dell'IVA locale, possono chiederne il rimborso presentando l'apposita istanza entro mercoledì 30 settembre 2026. Il termine è perentorio e riguarda, in modo speculare, anche i soggetti passivi stabiliti in altri Stati membri o in Paesi extra UE con i quali esistono accordi di reciprocità (Israele, Norvegia, Svizzera e Regno Unito) che intendono ottenere il rimborso dell'IVA pagata in Italia.

La fattispecie ricorre con frequenza nelle PMI: spese di trasferta e di alloggio del personale, partecipazione a fiere, carburante, pedaggi, noleggio di veicoli, servizi logistici o acquisti di beni che restano nel territorio di un altro Stato membro. In tutti questi casi l'imposta estera non può essere recuperata nella liquidazione periodica italiana, ma solo attraverso il canale del rimborso disciplinato dalla direttiva 2008/9/CE e, sul piano interno, dall'art. 38-bis1 del D.P.R. 633/1972.

Ai sensi dell'art. 3 della direttiva 2008/9/CE, affinché spetti il rimborso dell'IVA assolta in un altro Stato membro occorre che nel periodo di riferimento il soggetto passivo non abbia avuto, nello Stato membro di rimborso, la sede della propria attività economica né una stabile organizzazione dalla quale siano effettuate operazioni commerciali, e non abbia ivi effettuato operazioni territorialmente rilevanti, salvo che si tratti di prestazioni di trasporto e relativi servizi accessori non imponibili oppure di operazioni soggette a IVA con il meccanismo del reverse charge. La giurisprudenza unionale ha peraltro chiarito che il diritto al rimborso non è precluso dal possesso di una stabile organizzazione che non realizzi effettivamente operazioni imponibili, né dalla nomina di un rappresentante fiscale o dall'identificazione diretta nello Stato di rimborso.

Il diritto al rimborso non viene meno neppure quando il richiedente abbia effettuato, nel periodo, operazioni esenti o non soggette che non conferiscono il diritto alla detrazione, oppure si sia avvalso del previgente regime dei contribuenti minimi o del regime speciale per i produttori agricoli. Restano invece esclusi gli acquisti per i quali l'imposta risulti indetraibile secondo le regole dello Stato di rimborso, che possono differire sensibilmente da quelle italiane: è il caso tipico delle spese di vitto, alloggio e autovetture, sulle quali diversi Stati membri applicano limitazioni proprie.

L'istanza si presenta esclusivamente in via telematica attraverso il portale dell'Agenzia delle Entrate, che effettua i controlli previsti dall'allegato B del provvedimento n. 53471/2010 e inoltra la domanda all'amministrazione estera competente. L'inoltro non avviene se la domanda non supera tali controlli formali: conviene pertanto non ridurre l'invio agli ultimi giorni, poiché un esito negativo dei controlli comporta la necessità di correggere e ripresentare l'istanza entro lo stesso termine perentorio. Sul fronte speculare, per i soggetti non residenti che chiedono il rimborso dell'IVA italiana la prassi amministrativa richiede che le fatture di acquisto siano intestate alla partita IVA del soggetto non residente e non confluiscano nelle liquidazioni periodiche presentate con l'eventuale partita IVA italiana; sul punto la giurisprudenza appare peraltro meno rigida, sicché la questione dell'intestazione del documento resta controversa. Il termine del 30 settembre 2026 non è prorogabile e il mancato invio comporta la definitiva perdita dell'imposta assolta all'estero nel 2025.