Rimborsi spese agli amministratori: regole fiscali, limiti di deducibilità e obbligo di tracciabilità

I rimborsi spese corrisposti agli amministratori rappresentano una delle aree in cui il corretto inquadramento fiscale richiede maggiore attenzione, poiché il trattamento tributario dipende sia dalla qualificazione del reddito percepito, sia dalla tipologia di spesa sostenuta. A ciò si aggiunge, dal 2025, l'obbligo di tracciabilità dei pagamenti per alcune categorie di spese, che condiziona la non imponibilità per l'amministratore e la deducibilità per la società.

In primo luogo occorre stabilire la natura fiscale del compenso. La regola generale prevede che i compensi degli amministratori costituiscano reddito assimilato a quello di lavoro dipendente (art. 50 del TUIR); l'eccezione riguarda gli amministratori che svolgono l'incarico nell'ambito della propria attività professionale abituale, per i quali il compenso rientra nel reddito di lavoro autonomo. La distinzione incide direttamente sul regime dei rimborsi: per gli amministratori «parasubordinati» si applica l'art. 51, c. 5 del TUIR, che prevede la non imponibilità dei rimborsi documentati per le trasferte fuori dal Comune, mentre i professionisti seguono le regole proprie del lavoro autonomo.

La norma distingue, inoltre, le spese sostenute all'interno del Comune sede dell'attività — che concorrono ordinariamente al reddito dell'amministratore, inclusi i rimborsi chilometrici — dalle spese per trasferte fuori Comune, che beneficiano del regime agevolato con sistema forfettario, analitico o misto. Restano sempre imponibili i costi del tragitto casa-lavoro, mentre sono esclusi da tassazione i titoli di viaggio relativi a mezzi pubblici di linea.

Per la società, l'art. 95, c. 3 del TUIR fissa i limiti giornalieri di deducibilità: 180,76 euro per le trasferte in Italia e 258,23 euro per quelle all'estero, riferiti alle sole spese di vitto e alloggio. Sono invece integralmente deducibili i biglietti ferroviari, aerei e degli altri mezzi di linea, mentre le indennità chilometriche seguono una disciplina autonoma basata sulle tariffe ACI. Non rileva chi sostiene materialmente il costo: se l'albergo o il ristorante sono pagati direttamente dalla società, l'importo concorre comunque al limite giornaliero.

Dal 2025 il quadro si è arricchito con l'obbligo di tracciabilità dei pagamenti: la L. 207/2024, integrata dal D.L. 84/2025, ha inserito nell'art. 110, cc. 5-bis e 5-ter del TUIR l'obbligo di utilizzare strumenti tracciabili per le spese di vitto e alloggio e per i trasporti mediante taxi e NCC effettuati nel territorio dello Stato. La circolare n. 15/E/2025 ha confermato che restano escluse dall'obbligo le indennità chilometriche e i titoli di trasporto di linea. Rimane, infine, il profilo dell'inerenza: compensi e rimborsi possono essere contestati quando risultano sproporzionati o privi di giustificazione economica; è pertanto opportuno che la società sia in grado di dimostrare la connessione tra trasferta e interesse aziendale mediante delibere, documentazione analitica e pagamenti coerenti.